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社外との修正のやり取りをまとめる方法｜メールでの赤字のやり取りをやめる
社外の人との修正を、ファイルをメールに付けてやり取りしていると、最新の版が分からない、指示がメールに埋もれる、社内のメモを送ってしまう、といった困りごとが起きます。この記事では、社外とのやり取りをまとめる決まりと、校正ツール「アカポン」で社外の人と同じ画面でやり取りする方法を説明します。
この記事の目次
お客さま・制作会社・印刷会社など、社外の人との修正のやり取りをまとめる方法です。チームと社外の人を招待する › 校正を効率化する方法 ›
01メールで赤字をやり取りする時の困りごと
社外の人との修正のやり取りは、PDFや画像をメールに付けて送り、赤字の入ったファイルを返してもらうやり方がまだ多く使われています。このやり方には、次のような困りごとがあります。
- 添付ファイルが重い：動画や大きなPDFはメールに付けられず、別のサービスで送ることになります。
- 最新の版が分からない：「最新」「修正2」「確定」のようなファイル名が増え、古い版に赤字を入れてしまいます。
- メールの中に指示が埋もれる：本文に書いた指示と、ファイルの赤字が分かれ、後から探すのに時間がかかります。
- 宛先の入れ忘れ：CCに入れ忘れた人が、古い情報のまま作業を進めてしまいます。
- 社内の相談と社外への指示が混ざる：社内向けのメモを書いたファイルを、そのまま社外に送ってしまうことがあります。
02社外とのやり取りをまとめる4つの決まり
- データと赤字を1か所に置く：最新のデータと、それに対する赤字を同じ所に置き、メールには「どこを見ればよいか」だけを書きます。
- 版はファイル名ではなく、版の番号で分ける：同じデータを直した物は、同じ所に重ねて、Ver.01・Ver.02のように番号で分けます。
- 社内の相談と社外への指示を分ける：社内で決めてから、決まった指示だけを社外に見せます。
- 決まったことを残す：電話や会議で決めたことも、赤字への返信として書き残します。
03アカポンで、社外の人と同じ画面でやり取りする
校正ツール「アカポン」では、社外の人も同じデータの上に赤入れし、返信でやり取りできます。社外の人の参加のしかたは3つあります。
| 参加のしかた | 向いている相手 | 使えるプラン |
|---|---|---|
| 外部として招待する | 長く一緒に仕事をする制作会社・お客さま | Standardプラン以上 |
| 赤入れ共有URLを送る | アカポンを使っていない人。1つのファイルだけ見てもらいたい人 | Lightプラン以上（パスワードはStandardプラン以上） |
| 動画の視聴用URLを送る | 赤入れは見せず、動画だけを見てもらいたい人 | Lightプラン以上（パスワードはStandardプラン以上） |
社外の人に参加してもらう
外部として招待した人は、招待元のプランの範囲で使えます。招待した外部の人に料金はかかりません。アカポンを使っていない人には、［⚡ アクション］→［赤入れ共有URL］でURLを出して送ります。
赤入れ共有URLの窓 社内の相談は「外部に非表示」で
PDFは赤入れの窓の「外部に非表示」に、動画・画像・WEBサイトは【コメントツール】の「外部には非表示にする」に✓を入れると、チームの人だけが見られます。社内で決めてから、決まった指示だけを社外に見せられます。
赤入れが入ったら、メールで知らせる
［⚡ アクション］の［赤入れ通知］で、赤入れが入ったことをメンバーにメールで知らせます。宛先はファイルごと・人ごとに覚えるので、入れ忘れが減ります。
［⚡ アクション］から、赤入れ通知や赤入れ共有URLを使う 直した版を重ねて、記録を残す
直したデータは［バージョン更新］で同じページの新しい版として上げます。前の版の赤入れは残るので、いつ・だれが・何を頼んだかが後から確かめられます。赤入れの一覧はCSVでも書き出せます。
アカポンは、無料のFreeプランから試せます。無料ではじめる › ヘルプ：赤入れ共有URL ›
04相手ごとのやり取りのコツ
| 相手 | コツ |
|---|---|
| お客さま（発注元） | 最初に「この画面で、直したい所を囲んで書いてください」と使い方を一言そえる。確認の期限も伝える |
| 制作会社・デザイナー | 社内の意見をまとめてから出す。「必須」と「できれば」を分ける |
| 印刷会社 | 校了の前に、前の版との違いと直ったかを1つのPDFにまとめて渡す（アカポンの「違いの確認（PDF）」はProプラン以上） |
| 社内の上の人 | 動画は視聴用URLで動画だけを見てもらい、意見は担当者がまとめて赤入れする |
05よくある質問
社外の人とのやり取りで、メールを使わない方がよいですか？
メールは「赤字が入った」「確かめてほしい」と知らせるのに使い、データと赤字は1か所にまとめるのがおすすめです。指示がメールの中に埋もれず、最新の版も迷いません。
招待した外部の人にも、料金がかかりますか？
アカポンでは、かかりません。招待した外部の人は、プロジェクトの持ち主の会社のプランの範囲で使います。外部の人の招待は、Standardプラン以上で使えます。
相手がアカポンを使っていなくても、やり取りできますか？
はい。赤入れ共有URLを送ると、ログインしないまま赤入れと返信ができます。赤入れする時に、名前とメールアドレスを入れます。Lightプラン以上で使えます。
社内向けのメモを、社外に見せないようにできますか？
はい。「外部に非表示」にした赤入れは、チームの人だけが見られます。外部の人とゲストには見えません。
やり取りの記録を残せますか？
はい。赤入れと返信は版ごとに残り、ファイルの☰メニューから赤入れの一覧をCSVでダウンロードできます。
06まとめ
社外の人との修正のやり取りは、データと赤字を1か所に置き、版を番号で分け、社内の相談と社外への指示を分けると、まとまります。アカポンなら、外部としての招待や赤入れ共有URLで社外の人も同じ画面に赤入れでき、社内のメモは外部に見せず、直した版を重ねて記録を残せます。
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校正のやり取りを、1つの画面に。
動画・WEBサイト・画像・PDF・YouTubeに、そのまま赤入れ。
メールや紙での戻しが、なくなります。