校正を効率化する7つの方法｜戻しと「直ったか」の確認の手間を減らすツールと手順

01校正に時間がかかるのは、どこか

校正を効率化するには、まず時間がどこで使われているかを分けて見ることが大切です。チラシ・パンフレット・WEBサイト・動画のどれでも、校正は「赤字を入れる → まとめて戻す → 直す → 直ったかを確かめる」のくり返しです。このうち、赤字を入れる時間そのものより、その前後のやり取りに時間がかかっていることがよくあります。

校正の効率化は、この5つを1つずつ減らしていくことです。次の章から、すぐに取り入れられる方法を順に説明します。

校正の意味や仕事の流れは、校正とはの記事で説明しています。

校正で使えるアカポンの機能は、アカポンの機能のページで紹介しています。

02校正を効率化する7つの方法

1. 表記のルールを先に決めておく

「お問い合わせ／お問合せ」「〇〇株式会社／（株）〇〇」のような表記のゆれは、校正のたびに同じ赤字が出る原因です。よく使う言葉の書き方を1枚にまとめ、制作の担当者にも先に渡しておくと、赤字そのものが減ります。

2. 機械で見つけられる誤字は、先にツールで見つける

誤字脱字や表記のゆれは、文章チェックのツールで先に見つけておくと、人は内容や見た目の確認に時間を使えます。ツールの選び方は誤字脱字チェックツールの記事にまとめています。

3. 赤字は1か所に集める

確認する人全員が、同じデータの上に赤字を入れる形にすると、まとめ直す時間がなくなります。だれの赤字か、同じ所に反対の指示が出ていないかも、その場で分かります。

4. 1件に1つの指示を書く

1つの赤字に直しを2つ以上書くと、片方だけが直って残りがちです。「何を」「どう直すか」を1件ずつ分けると、直ったかの確認も1件ずつできます。

5. 版を取りちがえない仕組みにする

「最新版_修正2_確定.pdf」のようなファイル名で版を分けると、古い版に赤字を入れる事故が起きます。初校・再校・三校を1つのファイルの版として重ねて管理すると、いつも最新の版に赤字を入れられます。

6. 赤字が入ったことを、すぐに知らせる

確認する人が赤字を入れ終えたら、制作の担当者にすぐ届く形にしておくと、待ち時間が減ります。

7. 直ったかの確認を、機械に手伝わせる

前の版と新しい版の違いを自動で見つけ、前の赤字ごとに「直っている」「直っていない」を分けて見せる仕組みがあると、目で探す時間が大きく減ります。頼んでいない所が変わっていないかも、同時に確かめられます。

03アカポンで校正を効率化する

アカポンは、PDF・画像・WEBサイト・動画・YouTubeに赤入れして、社内や社外の人とやり取りする校正ツールです。前の章の方法を、次の機能で受け持ちます。

1. PDFの文字を選んで赤入れする

   「PDFを校正する」で上げたファイルは、PDFを画像にせず、PDF形式のまま開きます。直したい文字をドラッグで選ぶと、置き換え・削除・指示の小窓が出ます。縦書きの文字にも、同じ操作で赤入れできます。

   

2. 社外の人にもURLで見てもらう

   ［⚡ アクション］→［赤入れ共有URL］でURLを出して送ると、アカポンを使っていない人も、ログインしないまま赤入れと返信ができます。パスワードも付けられます。

   

3. 直した版を上げて、直ったかを確かめる

   直したPDFを［バージョン更新］で上げ、［Ver.01と比べる］を押します。前の版の赤入れごとに「直っている」「直っていない」「違う直り方」「目で確認」と判定が付き、頼んでいない変更も一覧に出ます。

   

4. 結果を書き出して残す

   ［ダウンロード］から、元のPDF・PDF（注釈つき）・PDF（焼き込み）・コメント一覧（CSV）の形で書き出せます。前の版との違いと直ったかを1つのPDFにした「違いの確認（PDF）」は、印刷会社への確認や、校了の記録に使えます。

   

InDesignで作ったデータの赤字を打ち直さずに取り込む方法は、InDesignの校正の記事でくわしく説明しています。WEBサイトや動画の校正は、WEBサイトの校正・動画の校正の記事をご覧ください。

アカポンは、無料のプランから試せます。無料ではじめる › アカポンでできること ›

04効率化を始める時の進め方

ツールを入れても、使い方がばらばらだと効果が出にくくなります。次の順で、小さく始めるのがおすすめです。

1. 1つの案件で試す：次に来るチラシやバナーなど、関わる人が少ない案件を1つ選びます。
2. 決まりを3つだけ決める：「赤字はツールの上だけに入れる」「1件に1つの指示」「直したら同じファイルの新しい版で上げる」。
3. 社外の人には最初に一言そえる：赤入れ共有URLを送る時に、「この画面で直したい所を囲んで書いてください」と添えると、迷わず使ってもらえます。
4. 1往復の時間をくらべる：今までのやり方と、何往復・何日で校了したかをくらべます。
5. うまくいった形を、ほかの案件に広げる：表記のルールや、よく使う指示の書き方も、あわせて共有します。

05プランごとに使える所

容量や保存期間などの上限は「プラン別の上限」、料金は料金のページをご覧ください。

06効率化に役立つ記事

やり取りと確認の手間を減らすための、進め方の記事です。

• 制作物の承認の流れの作り方：だれが・いつ・何を確かめてOKにするか
• 社外との修正のやり取りをまとめる方法：メールでの赤字のやり取りをやめる
• 複数人でPDFを校正する方法：何人もの赤字を1つにまとめる進め方
• 修正が直ったかを確かめる方法：前の版と比べて、直し漏れを防ぐ

07よくある質問

08まとめ

校正に時間がかかるのは、赤字を入れる時より、集める・写す・聞き直す・待つ・確かめる所です。表記のルールと文章チェックのツールで赤字そのものを減らし、赤字を1か所に集めて、1件に1つの指示で伝えると、往復の回数が減ります。アカポンなら、社外の人もURLで同じ画面に赤入れでき、PDFは前の版と比べて直ったかを自動で判定できます。まずは1つの案件で試してみてください。

校正で使えるアカポンの機能は、アカポンの機能のページで紹介しています。