公用文の書き方

01公用文とは｜文書の種類で決まりの強さが変わる

公用文は、国や自治体などの役所が作る文書の全体を指します。「公用文作成の考え方」は、法令を別にしたうえで、公用文を大きく3つに分けて考えています。

「解説・広報等」は書き方をゆるめてよい

広報紙・学校だより・窓口の案内のように、住民や保護者に向けた文書は「解説・広報等」に当たります。この種類では、常用漢字でも仮名や振り仮名を使ってよい、送り仮名を省かない学校教育の書き方にしてよい、といった工夫が認められています。

迷ったら、先に「どの種類か」を決める

同じ役所の文書でも、通知と広報では正解が変わります。書き始める前に、その文書がどの種類に当たるかを決めておくと、後の見直しで迷いません。分け方はあくまで目安で、はっきり分けられない文書もあると考え方の中でも断っています。

02漢字とかなの使い分け｜公用文で仮名にする言葉

漢字は「常用漢字表」（平成22年内閣告示）に沿って使います。表に無い漢字や、表に無い読み方は原則として使いません。たとえば「絆」は「きずな」、「活かす」は「生かす」と書きます。常用漢字で書ける言葉でも、次のような言葉は仮名で書くのが基本です。

解説・広報等では「及び」も仮名にできる

「及び」「又は」「並びに」「若しくは」は、告示・通知等では漢字ですが、解説・広報等では「および」「または」「ならびに」「もしくは」と仮名にしてもよいとされています。住民向けのお知らせなら、仮名の方が読みやすくなります。

常用漢字に無い言葉は、仮名・言い換え・振り仮名

「敢えて」は「あえて」、「斡旋」は「あっせん」のように仮名にするか、「罹災」を「被災」と言い換えます。言い換えられない専門の言葉は、振り仮名を付ける方法もあります。地名・人名などの固有名詞は、常用漢字表の対象の外です。

03送り仮名の書き方｜「申込み」「手続」はどう書くか

送り仮名は「送り仮名の付け方」（昭和48年内閣告示）の本則と例外に沿います。迷いやすいのは、名詞になった複合語です。公用文では、読み間違えるおそれの無い複合の名詞は、送り仮名を省く書き方（許容）を使います。考え方には、そうした言葉が一覧で載っています。

住民向けの文書では、省かない書き方でもよい

解説・広報等では、学校で習う書き方（送り仮名を省かない）にしてよいとされています。考え方の例では「食品売場」を「食品売り場」、「解約の手続」を「解約の手続き」と書けるとしています。1つの文書の中では、どちらかにそろえる事が大切です。

「取締役」「日付」は省いたまま

慣用が決まっている名詞（取締役、書留、献立、日付など）は、送り仮名を付けません。

04数字・日付の書き方｜算用数字と漢数字の分け方

横書きの公用文では、数字は算用数字で書きます。

• 大きな数は3けたごとにコンマで区切る（例：5,000　1,254,372人）
• 兆・億・万は漢字にする（例：5兆100億30万円）。千・百は「5千」「3百」とせず、5,000、300と書く
• 全角と半角は文書の中でそろえる。考え方の解説では、数字は半角を勧めている
• 日付は「令和2年11月26日」のように元号と算用数字で書き、西暦を添える時は「平成26（2014）年」とする

漢数字のままにする言葉

およその数（二十余人、数十人）、熟語・ことわざ（二者択一、三権分立）、訓で数える言葉（一つ、二つ）は漢数字です。横書きの「か所」「か月」は平仮名で、「3か所」「7か月」と書きます。縦書きの文書は漢数字にします。

「以上」と「超える」の違い

「以上・以下」は起点の数を含み、「超える・未満」は含みません。申し込みの年齢や期限を書く時は、ここを取り違えると意味が変わるので、必ず見直します。

05句読点・括弧・記号の使い方

句点は「。」、読点は「、」が原則です。横書きでは読点に「，」を使ってもよいとされていますが、1つの文書の中ではどちらかにそろえます。句点に「．」は使いません。

括弧と句点の付け方

括弧は（　）と「　」が基本です。括弧の中で文が終わる時は閉じ括弧の前に句点を打ちますが、引用や語句として示す時、日付の時などは打ちません。項目名や強調には【会場】のように【　】を使えます。「？」「！」は解説・広報等で使ってよく、後に文が続く時は1字分空けます。

見出しの番号の順

横書きの項目の番号は「第1→1→(1)→ア→(ア)」の順で階層を付けるのが例として示されています。課ごとに番号の付け方が違うと、まとめた冊子が読みにくくなります。

06伝わる文にする｜一文の長さ・文体・カタカナ語

表記が正しくても、文が長いと伝わりません。考え方の解説では、一文が50〜60字ほどになったら読みにくくなっていないか意識するとよい、としています。1つの文には論点を1つにし、3つ以上を並べる時は箇条書きにします。

文体は「です・ます」か「である」にそろえる

法令・告示は「である」体、通知・依頼・回答など相手がいる文書は「です・ます」体が目安です。1つの文書の中では、どちらかに統一します。解説・広報等では「です・ます」を基本にし、「ございます」は使いません。

カタカナ語は、そのまま・言い換え・説明付き

カタカナ語は「外来語の表記」（平成3年内閣告示）に沿い、長音は「コンピューター」のように「ー」で書くのが原則です。なじみの薄い言葉は「アジェンダ→議題」のように言い換えるか、初めて出る所で説明を添えます。「喫緊の課題」を「すぐに対応すべき重要な課題」と言い換えるように、硬い言葉もやさしくします。

07出す前の見直しの手順とチェックリスト

公用文の見直しは、一度で全部を見ようとすると見落とします。次の順で、見る物を分けて読みます。

1. 文書の種類を確かめる：告示・通知等か、解説・広報等か。仮名・送り仮名をどこまでゆるめるかを決める
2. 文体を通して読む：「です・ます」と「である」が混ざっていないか
3. 言葉で検索する：「及び」「下さい」「事」「時」「申し込み」など、ゆれやすい言葉を1つずつ検索して数をそろえる
4. 数字と日付だけを読む：曜日と日付が合っているか、全角と半角、コンマ、「以上・未満」
5. 記号を見る：読点の「、」「，」の混在、括弧の閉じ忘れ、見出しの番号の順
6. 別の人に読んでもらう：書いた人は思い込みで読み飛ばすので、原稿を出した課とは別の人が読む

出す前のチェックリスト（自作）

迷った時の調べ方

決まりで迷ったら、文化庁の「公用文作成の考え方」の本文と解説に戻ります。漢字・送り仮名・カタカナの細かい決まりは、文化庁の「内閣告示・内閣訓令」のページにある常用漢字表・送り仮名の付け方・外来語の表記で確かめられます。自治体が独自の文書の決まりを定めている場合もあるので、まず自分の役所の決まりを確かめます。

広報紙や学校だよりのように、原稿を出した課や先生に確かめてもらう文書は、見直しの結果を1つのPDFに集めると戻しが早くなります。アカポンでは、PDFのまま文字を選んで赤入れでき、赤入れ共有URLを送れば、相手は登録しなくても同じPDFに書き込めます。アップロードしたPDFは、曜日の食い違いや表記のゆれなどを自動判定で知らせます（AI は使っていません）。広報誌の校正の流れは「広報誌・学校だよりの校正をPDFのまま進める方法」にまとめています。アカポンに登録すると、チームで同じ原稿を確かめられます。

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出どころ（2026年11月13日に確かめた）：文化審議会「公用文作成の考え方（建議）」令和4年1月7日（文化庁のPDF）／文化庁「内閣告示・内閣訓令」（常用漢字表・送り仮名の付け方・外来語の表記）