電子契約機能について

1電子契約とは

電子契約とは、インターネットや電子メールなどの電子的手段を用いて締結される契約のことです。紙の契約書を使用せずに、デジタル形式で契約内容を作成、署名、送信、保管することができます。これにより、契約手続きが迅速かつ効率的になり、時間とコストの節約が可能です。電子署名技術により、契約の信頼性と法的効力が確保されます。多くの企業が在宅勤務やリモートワークの普及に伴い、電子契約を導入しています。

電子署名法第2条、第3条

電子署名法第2条では、電子署名の定義が規定されています。電子署名とは、電磁的記録に付された情報であり、本人がその情報を作成したことを示すためのものです。第3条では、電子署名がある電磁的記録が真正なものであることの推定について規定されています。これは、電子署名が技術的に適正な方法で行われた場合、その電子署名が真正なものであると推定されることを意味します。

詳しくは総務省のホームページをご覧ください。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、企業や個人が帳簿書類を電子的に保存する際の基準や条件を定めた法律です。この法律に基づき、税務署の承認を受けた場合、紙媒体の帳簿や書類を電子データとして保存することが可能になります。これにより、事務処理の効率化や保存スペースの削減が図れます。電子帳簿保存法は、一定の技術的要件を満たす電子データに対して、紙の書類と同等の法的効力を持たせることを目的としています。

詳しくは国税庁のホームページをご覧ください。

2真実性・検索性の要件

電子帳簿保存法の要件では、「真実性の要件」と「検索性の要件」があり、これらを満たす形での保存義務が課されています。

真実性要件

• ・タイムスタンプの付与
• ・訂正、削除履歴の保存
• ・関係書類の備え付け

検索性の要件

• ・帳簿名や年月日、金額などの主要項目での検索機能
• ・データの相互関連性を保つためのリンク設定

3電子帳簿保存法改正

電子帳簿保存法の改正により、企業や個人事業主が遵守すべき要件が変更されました。

保存期間

電子データでの保存が認められるようになりました。

保存期間

保存期間は10年間に延長されました。

書類の訂正・削除

訂正・削除履歴の保存が義務化されました。

タイムスタンプ

すべての電子データにタイムスタンプの付与が必須になりました。

検索性の確保

日付や金額、取引先名での詳細な検索機能が必要になりました。

関連書類の保存

関連書類の電子保存が必須になりました。

4会員の管理・保管について

※契約締結機能は、本システムを利用している外部アカウントとのみご利用いただけます。
外部アカウントへの書類の提案、および外部アカウントから提案された書類の承認・再提案が可能です。

■ 契約書の受領・締結と保管場所について

• 1. 提案側から送信された書類を、外部先が受領し、署名のうえ締結します。
• 2. 締結された契約書などは、両者間の契約締結ページに保管されます。

■ 解約後の管理について

• 契約締結機能は、会員登録およびログイン後にご利用いただける機能です。
• 締結後、たとえば相手側（外部アカウント）がアカポンを解約した場合でも、 解約後30日間は、チームのアカウント上で該当の締結履歴およびPDFを引き続き確認・ダウンロードできます。

• アカポンをご解約後（相手側の解約含む）は、社内規程に従い、書類の適切な管理・保管を行ってください。
  • ・必要なPDFファイルは、自社サーバーなどにダウンロードして保管してください。
  • ・税務署や弁護士等からの要請に備え、提出可能な状態で管理しておいてください。