ファイルについて

■ ファイルとは？ 活用メリットと使い方

• ファイルとは：
• 動画・画像・LP・YouTube・Googleドライブなどに対して、ふせん紙のように コメントやメモを直接貼り付けて校正・フィードバックできる 便利な機能です。
• コメントは自動保存され、添付ファイルや返信も可能なため、 複数メンバーとのリアルタイムな共有がスムーズです。
• また、YouTube動画はURLを貼るだけで確認でき、 データ容量を持たずに効率的なストリーミング校正が可能です。
  

• ファイルと校正画面の違い：
• ファイルは、複数ページやバージョンで構成される校正データ全体を管理する「フォルダ」の役割です。
  一方、校正画面は、その中のページやバージョンのコンテンツの作業エリアです。
• 【校正画面への移動方法】
  ※ファイルページから該当ファイルをクリックすると、最新のページおよびバージョンの校正画面に移動します。
  ※該当ファイルの赤入れ共有URLからも、最新のページおよびバージョンの校正画面にアクセスできます。

• 1. ファイルページに移動したら、左上の「✚」ボタンから新しいファイルを作成します。

• 2. 下記のアップロード画面を開いたら、アップロードしたいデータの種類を選択します。
  

• 3. アップロード方法は以下よりご覧ください。

• ・動画データ
• ・YouTube
• ・Googleドライブ
• ・WEB
• ・画像・PDF

■ 動画データをアップロードする方法

• 1. ファイルページ左上の「✚」ボタン ▶ ファイル新規作成に移動 ▶ アップロードするデータの種類を選択します。
  ※ここでは、動画データを校正する を選択します。
  ※アップロードおよびダウンロード可能形式：MP4・MOV・WMV・AVI


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• 2. アップロード画面では、
  ・1動画ずつアップロードする場合は、 ファイル選択 　▶ データを選択 ▶ Upload
  ・複数動画をアップロードする場合は、 複数データを選択 　▶ 複数アップロード画面でデータを選択 ▶ Upload


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• 3. 　 複数データを選択 　をクリックした場合は、必要なデータを選択し、「Uploadする」からアップロードします。
  ※一度にアップロードできる動画は最大30ファイルまでです。
  ※ドラッグ＆ドロップによるアップロードにも対応しています。
  ※WEBサイトの一括アップロード方法はこちらをご覧ください。
  


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• 4. アップロードされたデータは、一時保管フォルダに保管されます。
  内容を確認し、問題がなければ、「データを保存して作業を開始する」をクリックしてください。
  ※ 一時保管フォルダの保管期間は、アップロード後24時間です。それ以降は自動的に削除されます。
  ※ 一時保管フォルダに保存されたデータの容量は、会員側の容量としては計上されません。
  ※ サムネイルをクリックすると、視聴およびデータの閲覧・削除ができます。


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• 5. 以下が、アップロード後の校正画面になります。
  校正の操作方法についてはこちらをご覧ください。

■ YouTube動画をストリーミングする方法

• 1. ファイルページ左上の「✚」ボタン ▶ ファイル新規作成に移動 ▶ アップロードするデータの種類を選択します。
  ※ここでは、オンラインコンテンツを校正する を選択します。
  ※YouTube動画はストリーミング形式で再生されるため、アカウントの容量は使用しません。
  ※YouTube動画のデータはアップロードされず、URLのみで校正が可能です。アカポンには保存されません。


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• 2. 次に、YouTube動画を校正する または Googleドライブのデータを校正するを選択します。
  ※ここでは、YouTube動画を校正するを選択します。


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• 3. YouTube動画のURLを入力し、再生するをクリックすると、ストリーミングが開始されます。
  ※YouTubeのページ数カウント方法については、こちらをご覧ください。


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• 4. ストリーミングされたデータは、一時保管フォルダに保管されます。
  内容を確認し、問題がなければ、「データを保存して作業を開始する」をクリックしてください。
  一時保管フォルダ以降の流れについては、こちらをご覧ください。

■ Googleドライブのデータをアップロードする方法

• Googleドライブデータの校正は、
  Proプラン以上のアカウント、またはProプラン以上の外部先が作成したプロジェクトに限り、ご利用が可能です。

• 1. ファイルページ左上の「✚」ボタン ▶ ファイル新規作成に移動 ▶ アップロードするデータの種類を選択します。
  ※ここでは、オンラインコンテンツを校正する を選択します。
  ※Googleドライブの「画像」データについては、ストリーミング形式で再生されるため、アカウントの容量は使用しません。


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• 2. 続いて、Googleドライブのデータを校正するを選択します。


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• 3. 表示された選択肢から、動画データ または PDFまたは画像データ を選択します。
  ※ここでは、動画データを選択します。
  ※PDF・画像データの手順はこちらをご覧ください。


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• 4. Googleドライブ上で動画のURLをコピーし、「アップロードする」をクリックすると、アップロードが開始されます。
  注意：動画データはアカポンに自動で保存されます。
  補足：Googleドライブ上で動画を削除した場合も、削除時の設定により、アカポン上のデータを削除するか残すかを選択できます。

• ※アップロードされたデータは、一時保管フォルダに保管されます。
  内容を確認し、問題がなければ、「データを保存して作業を開始する」をクリックしてください。
  一時保管フォルダ以降の流れについては、こちらをご覧ください。

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• 5. 次に、PDFまたは画像データを選択します。
  ※動画のアップロード手順はこちらをご確認ください。


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• 6. GoogleドライブのURLを入力欄に貼り付け、「校正する」をクリックすると、ストリーミングと同時に保存が開始されます。
  画像：画像データはアップロードされず、URLのみで校正が可能です。アカポン上には保存されません。
  PDF：PDFデータはアカポンに自動で保存されます。
  補足：Googleドライブ上でPDFを削除した場合も、削除時の設定により、アカポン上のデータを削除するか残すかを選択できます。

• ※アップロードおよびストリーミングデータは、一時保管フォルダに保管されます。
  内容を確認し、問題がなければ、データを保存して作業を開始するをクリックしてください。
  一時保管フォルダ以降の流れについては、こちらをご覧ください。

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• 7. GoogleドライブのURLを取得するには、「共有」ウィンドウからリンクをコピーしてください。
  ※詳しい手順は Googleのサポートページ をご覧ください。


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• 8. Googleドライブのデータを削除した際のアカポン側での動作は、削除設定で変更可能です。


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• 9. 以下の表は、対応形式や保存可否、削除時の動作、および設定権限についてまとめたものです。

項目	詳細
対応形式	動画：MP4・MOV・WMV・AVI 画像：PDF・PNG・JPG
データ保存	動画：保存されます。 PDF：保存されます。 画像：保存されません。
削除時の設定	全て削除： Googleドライブで削除された場合、アカポン上のすべてのデータも削除されます。
	コメントのみ残す： Googleドライブ上のデータは削除され、アカポン側にはコメントだけが残ります。
	全て残す： Googleドライブから削除されても、アカポン上のデータはすべて保持されます。
設定権限	メイン管理者のみ： すべてのGoogleドライブデータに対し、削除時の設定を行うことができる権限です。
	プロジェクト管理者メンバー： 特定のGoogleドライブデータに対し、削除時の設定が可能です。 ※「プロジェクト管理者メンバー」とは、そのファイルにアクセス権のあるチームメンバーを指します。

■ WEBサイトをアップロードする方法

• 1. ファイルページ左上の「✚」ボタン ▶ ファイル新規作成に移動 ▶ アップロードするデータの種類を選択します。
  ※ここでは、WEBサイトのURLを校正する を選択します。

• 2. キャプチャしたいURLを入力し、必要に応じてオプション設定を行ってから、「キャプチャする」をクリックします。
  ※複数のURLをキャプチャする場合は、WEBサイトのURLをまとめてキャプチャする ▶ 複数アップロード画面に移動します。
  ※各項目の設定詳細はこちらをご覧ください。

• 3. 複数のURLをまとめてキャプチャする場合は、WEBサイトのURLをまとめてキャプチャする をクリックして、複数アップロード画面に移動します。 URLを入力し、キャプチャするをクリックすると、キャプチャが開始されます。
  ※ URLを追加する ボタンで、入力欄を追加できます。
  ※オプション設定の詳細はこちらをご覧ください。
  ※一括キャプチャの上限は30ページまでです。

• ※アップロードされたデータは、一時保管フォルダに保管されます。
  内容を確認し、問題がなければ、データを保存して作業を開始するをクリックしてください。
  一時保管フォルダ以降の流れについては、こちらをご覧ください。

• 4. WEBサイトキャプチャ時の各オプション項目については、下記の表をご参照ください。

■ 画像またはPDFを校正する方法

• 1. ファイルページ左上の「✚」ボタン ▶ ファイル新規作成に移動 ▶ アップロードするデータの種類を選択します。
  ※ここでは、画像またはPDFを校正する方法 を選択します。


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• 2. アップロード画面が表示されたら、「ファイルを選択」をクリックし、画像またはPDFファイルを選択します。
  選択後、「Uploadする」をクリックしてアップロードを開始してください。

• ※アップロードされたデータは、一時保管フォルダに保管されます。
  内容を確認し、問題がなければ、データを保存して作業を開始するをクリックしてください。
  一時保管フォルダ以降の流れについては、こちらをご覧ください。

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• 【イメージ画像】
  PDFアップロード後の校正画面のイメージは以下になります。
  

• サムネイル形式：該当ファイルの「 」 アイコン ＞ メンバー招待からアクセスします。
  表形式：該当ファイルのメンバー項目からアクセスします。

■ 招待の操作方法について

• ※メンバーの状況に応じた招待方法については、以下の一覧をご参照ください。
  招待手順はプロジェクトと同様ですが、ファイル単位での招待となるため、他のファイルには反映されません。
  すべてのファイルに同じメンバーを招待したい場合は、 プロジェクトからの招待をおすすめします。

• ・登録済みのメンバーを招待する方法
• ・未登録のメンバーをチームメンバーとして招待する方法
• ・未登録のメンバーを外部アカウントとして招待する方法
• ・既に登録されている外部アカウントの未登録メンバーを招待する方法
• ・招待したメンバーを解除する方法

• サムネイル形式：該当ファイルの「 」 アイコン ＞ ファイル情報からアクセスします。
  表形式：該当ファイルの をクリックしてファイル情報からアクセスします。

■ ファイル情報の主な項目

• ファイル名： ファイルのタイトルを表示します。
• メンバー： ファイルに参加しているメンバー。招待や解除が可能です。
• 優先度： Low（低）／Normal（普）／High（高）／Urgent（緊急）／Immediate（即）から選択できます。
• 作成者： このファイルを作成したメンバー名が表示されます。
• ファイル添付： ファイルに関連する情報をアップロードして管理します。
• 期限： 開始日・終了日のほか、ガントチャート上のカラーも設定可能です。
• 備考： ファイルに関する補足情報や連絡事項などを記入できます。

• サムネイル形式：該当ファイルの「 」 アイコン ＞ Statusからアクセスします。
  表形式：該当ファイル名の右側にある「Status」項目をクリックして、 ● ● ● ● のいずれかを選択します。

■ ファイルのステータス一覧

• アイコンをクリックすると、ファイルメンバーだけのトーク画面に移動できます。

■ トーク画面の基本操作

項目	詳細
メンバー	トーク画面上部の「メンバー」をクリックすると、このトークに参加しているメンバーが表示されます。
リンク	トーク画面上部の「リンク」をクリックして、このトークのURLをコピーできます。
TO	投稿画面上部の「TO」をクリックして、特定のメンバーを指定して投稿できます。指定メンバーは「TO」の右に表示され、投稿画面右上の「View」から解除可能です。
文字変更	投稿画面右上の「B　U　A」で、太字、下線、文字色を変更できます。
ファイル添付	投稿画面下部の「」をクリックしてファイルを添付可能。 ※1投稿で100MB以内・最大10個まで。
送信	投稿画面右上の「送信」をクリックして投稿します。
検索	検索バーにキーワードを入力し、「」をクリックすると、該当トークが抽出されます。
画面の拡大縮小	「＿」で隠れ、「」で拡大、 「」で縮小、✕で閉じます。

• ファイルページ上部の表示形式切り替えボタンをクリックすると、表示を切り替えられます。
  ※スマホをご利用中は、フッターにある表示形式切り替えボタンをクリックすると、表示を切り替えられます。

• サムネイル形式：「表形式に切り替える」をクリックすると、表形式になります。
  表形式：「サムネイル形式に切り替える」をクリックすると、サムネイル形式になります。

• サムネイル形式：該当ファイルの「 」 アイコン ＞ コメントダウンロードから
  表形式：該当ファイルの をクリックしてコメントダウンロードからアクセスします。

• ファイルページ（表形式）左上にある「ファイル一覧／ガントチャート」タブの「ガントチャート」をクリックすると、ファイルのガントチャート表示に切り替わります。
  ※ガントチャート表示は、表形式の時のみ、閲覧・更新が可能です。
  
  サムネイル形式：該当ファイルの「 」内の期限から
  表形式：該当ファイルの期限項目から編集でき、ガントチャート上にリアルタイムで反映されます。

■ ガントチャート線から期限やカラーを更新する

• ガントチャート上のスケジュールバー（色付きの線）をクリックすると、ポップアップ画面が表示されます。
  ここで「開始時期」「終了時期」「カラー」の設定を変更することができます。

• サムネイル形式：該当ファイルの「 」 アイコン ＞ 赤入れファイルを削除から
  表形式：該当ファイルの をクリックして赤入れファイルを削除からアクセスします。

■ ファイル削除のレポート送信先と内容

• 送信メンバー：ファイルメンバー
• ① 削除対象のファイル：ファイル名をクリックすると該当ファイルに移動します。
• ② 削除対象のページ：削除予定のページ名が表示されます。
• ③ 削除日：削除予定の日付が表示されます。
• ④ アップグレード：プランをアップグレードすると削除日を延長できます。
• ⑤ レポートの配信設定：契約情報ページのお知らせ通知より変更できます。

• 以下では、ファイルの機能について説明します。

■ ファイルの各機能

機能	説明
通知（）	通知アイコンをクリックすることで、ファイルに関する通知のON／OFFを切り替えできます。 サムネイル形式：該当ファイルのサムネイル内右下のをクリックします。 表形式：該当ファイルの をクリックします。
ID	各ファイルに割り当てられた一意の識別番号です。※表形式の時のみ表示されます。 表形式：該当ファイルのID項目をクリックします。
ステータス	サムネイル形式：該当ファイルの「 」 アイコン ＞ Statusから 表形式：該当ファイル名の右側にある「Status」項目をクリックして、 ● ● ● ● のいずれかを選択します。
ファイル名	ファイルのタイトルが表示されます。 サムネイル形式：該当ファイルの「 」 アイコン ＞ ファイル名変更から変更できます。 表形式：該当ファイルの をクリックしてファイル名変更から変更できます。
メニュー	サムネイル形式：該当ファイルの「 」 アイコン ＞ をクリックします。 表形式：該当ファイルのをクリックします。
トーク（）	このファイル専用のトーク（チャットルーム）に移動できます。 サムネイル形式：該当ファイルのサムネイル内右下のをクリックします。 表形式：該当ファイルのトーク項目 をクリックします。
校正データ	このファイルの校正画面に移動できます。 サムネイル形式：該当ファイルのサムネイルをクリックすると、最終ページの最終バージョンに移動します。 表形式：該当ファイルの「ファイル」項目をクリックすると、最終ページの最終バージョンに移動します。
メンバー	このファイルに参加しているメンバー数が表示され、クリックで確認や招待・解除ができます。 サムネイル形式：該当ファイルの「 」 アイコン ＞ メンバー招待をクリックします。 表形式：該当ファイルのメンバー項目をクリックします。
容量	ファイルで使用中のストレージ容量が表示されます。 サムネイル形式：該当ファイルの右側に表示されます。 表形式：該当ファイルの容量項目に表示されます。
期限	ファイルの終了予定日が表示され、クリックすると編集できます。 ※期限はガントチャートに反映されます。 サムネイル形式：該当ファイルの「 」 アイコン ＞ 期限から更新できます。 表形式：該当ファイルの期限項目から更新できます。

• ファイルの並び順は、任意の順序にカスタマイズして設定できます。
  設定手順については、プロジェクトの並び順をカスタマイズと同じですので、こちらをご参照ください。

• サムネイル形式：該当ファイルの「 」 アイコン ＞ 紐づけ先を変更する から変更できます。
  表形式：該当ファイルの アイコン ＞ 紐づけ先を変更する から変更できます。

■ 保存先を変更する際の注意事項

• 操作方法：「紐づけ先を変更」の右側に表示されている保存先名をクリックし、保存先を変更します。
• 外部アカウントが管理するプロジェクトへ移動する場合：ファイルの所有者が変更されます。
• 保存先を変更すると：ファイルのメンバー設定がリセットされます。
• 制限事項：保存先の変更は、プロジェクト作成アカウントからのみ可能です。

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■ ファイルの所有者を変更する際、確認通知が表示されます。

• サムネイル形式：該当ファイルの「 」 アイコン ＞ コピー をクリックします。
  表形式：該当ファイルの アイコン ＞ コピー をクリックします。

• サムネイル形式：該当ファイルの「 」 アイコン ＞ 通知設定 をクリックします。
  表形式：該当ファイルの項目から通知設定を変更できます。

■ 通知設定の概要について

• ・この設定では、ファイル内すべての通知を管理できます。
  ・このファイルの通知がOFFの場合、校正やトークの通知もすべてOFFになります。
  ・紐づいている上位階層（プロジェクト）の通知がOFFの場合、このファイルの通知も自動的にOFFになります。
  　※その場合は、プロジェクトの通知をONにすることで、このファイルの通知もONにできます。
  
  注意点：
  ・通知がOFFの状態では、ファイルの更新やトークに関する通知メールは配信されません。
  ・通知がOFFでも、ファイルの閲覧権限には影響しません。
  ・通知をOFFにすると、ファイルのトークメンバー一覧からも除外されます。

• サムネイル形式：該当ファイルの「 」 アイコン ＞ 赤入れ共有URL をクリックします。
  表形式：該当ファイルの をクリックして赤入れ共有URL をクリックします。

■ 赤入れ共有URL画面について

• アクセス権限： 発行されたURLを知っているユーザーは、このファイルの全ページの最新バージョンにアクセスできます。
  コメント返信： 会員以外のユーザーでもコメントの返信が可能です。
  パスワード設定： 特定ユーザーに限定したアクセスが可能です（Lightプラン以上）。
  　※形式： 英字・数字（大文字・小文字）を含む6文字以上。
  
  詳細は こちら をご参照ください。